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Belege und Steuer

Belegarten, Differenzbesteuerung nach § 25a, Steuer-Export und was RefurbOS nicht ersetzt.

RefurbOS unterstützt dich bei Belegen und Auswertungen, ersetzt aber keine Steuerberatung. Prüfe die Zahlen vor der Abgabe beim Finanzamt.

Belege

RefurbOS erzeugt Belege als PDF mit lückenlos fortlaufender Nummer:

Beleg	Nummer	Zweck
Ankaufsbeleg	AB-2026-0001	Nachweis des Einkaufs, wichtig bei § 25a
Rechnung	RE-2026-0001	Rechnung an den Käufer mit passendem Steuertext
Löschprotokoll	LP-2026-0001	Nachweis der Datenlöschung (Elektronik)
Gutschrift/Storno	GS-2026-0001	Korrektur einer Rechnung

Belege lassen sich absichtlich nicht löschen oder ändern (GoBD). Ist eine Rechnung falsch, stornierst du sie in der Belegliste; das Original bleibt erhalten.

Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)

Kaufst du ohne ausgewiesene Umsatzsteuer ein (von Privatleuten oder anderen Differenzbesteuerern), fällt die Umsatzsteuer nur auf deine Marge an: USt = (VK − EK) ÷ 1,19 × 0,19. Auf der Rechnung steht dann keine Umsatzsteuer, sondern der Pflichthinweis zur Sonderregelung. Den Ankaufstyp wählst du beim Erfassen; die Kalkulation in der Akte zeigt die Steuer live. Rechnen kannst du das auch mit dem kostenlosen §25a-Margenrechner.

RefurbOS rechnet je Artikel (Einzeldifferenz). Die Gesamtdifferenz über einen Zeitraum ist seit 2025 für Artikel bis 750 € Einkaufspreis erlaubt, aber in RefurbOS noch nicht umgesetzt.

Steuer-Export

Unter Auswertungen lädst du je Jahr die § 25a-Aufzeichnung, die EÜR-Positionen, die Bestandsliste zum 31.12., die Monatsübersicht und den Gewinn je Artikel als CSV herunter. Die Umsatzsteuer je Quartal steht dort als Richtwert für die Voranmeldung.

Aufbewahrung

Rechnungen und andere Buchungsbelege musst du in der Regel 8 Jahre aufbewahren, Aufzeichnungen wie die § 25a-Liste 10 Jahre. Bewahre dafür vor dem Ende deines Abos den Vollexport auf oder nutze den Ruhemodus (siehe Konto und Daten).

Noch Fragen? Schreib an support@refurbos.app und nenne die Adresse deiner Instanz.